Når arbeidsgiver vurderer oppsigelse eller avskjed, er drøftelsesmøtet en viktig del av saksbehandlingen. Formålet er at arbeidstaker skal få mulighet til å uttale seg før arbeidsgiver tar endelig beslutning. Et godt referat fra drøftelsesmøtet kan derfor få stor betydning dersom det senere oppstår uenighet om oppsigelsen.
Arbeidsmiljøloven § 15-1 bestemmer at arbeidsgiver, før beslutning om oppsigelse tas, så langt det er praktisk mulig skal drøfte spørsmålet med arbeidstaker og arbeidstakers tillitsvalgte, med mindre arbeidstaker selv ikke ønsker det. Bestemmelsen presiserer også at både grunnlaget for oppsigelsen og eventuell utvelgelse mellom flere ansatte skal drøftes.
Arbeidstilsynet fremhever det samme i sin veiledning om oppsigelse: Arbeidsgiver skal drøfte saken med arbeidstaker før beslutningen om oppsigelse tas.
Er det krav om referat fra drøftelsesmøte?
Arbeidsmiljøloven § 15-1 stiller krav om drøfting før beslutning om oppsigelse, men bestemmelsen inneholder ikke et uttrykkelig krav om at det må skrives referat fra drøftelsesmøtet. Det betyr likevel ikke at referat er uviktig. I praksis er referatet ofte et sentralt dokument dersom arbeidstaker senere bestrider oppsigelsen.
Det er viktig å skille mellom drøftelsesmøte før oppsigelse og forhandlingsmøte etter oppsigelse. For forhandlingsmøte etter arbeidsmiljøloven § 17-3 følger det uttrykkelig av loven at det skal settes opp protokoll som underskrives av partene og deres rådgivere. Et tilsvarende uttrykkelig protokollkrav gjelder ikke for drøftelsesmøter etter § 15-1.
Selv om loven ikke krever et formelt referat fra drøftelsesmøtet, bør arbeidsgiver som hovedregel sørge for skriftlig dokumentasjon. Referatet kan vise at møtet faktisk ble gjennomført, hva som ble drøftet, og hvilke innspill arbeidstaker kom med før arbeidsgiver tok endelig beslutning.
Hvorfor er referatet viktig?
Et drøftelsesmøte skal ikke være en ren formalitet. Møtet skal gi arbeidstaker en reell mulighet til å kommentere arbeidsgivers vurderinger, korrigere faktiske feil og komme med opplysninger som kan ha betydning for beslutningen.
Dette henger nært sammen med kravet til saklig grunn ved oppsigelse. Etter arbeidsmiljøloven § 15-7 kan arbeidstaker ikke sies opp uten at oppsigelsen er saklig begrunnet i virksomhetens, arbeidsgivers eller arbeidstakers forhold. Ved oppsigelse på grunn av driftsinnskrenkning eller rasjonaliseringstiltak skal det også vurderes om arbeidsgiver har annet passende arbeid å tilby, og det skal foretas en avveining mellom virksomhetens behov og ulempene for den enkelte arbeidstaker.
Et godt referat kan derfor bidra til å dokumentere at arbeidsgiver har hatt et forsvarlig beslutningsgrunnlag. For arbeidstaker kan referatet være viktig fordi det viser hvilke innsigelser, forklaringer og personlige forhold som ble tatt opp i møtet.
Hva bør referatet inneholde?
Referatet bør først angi de formelle opplysningene om møtet. Det bør fremgå når møtet ble avholdt, hvor det ble avholdt, hvem som deltok, og hvilken rolle de ulike deltakerne hadde. Dersom arbeidstaker hadde med seg tillitsvalgt, advokat eller annen rådgiver, bør dette også fremgå.
Videre bør referatet beskrive bakgrunnen for møtet. Det bør fremgå om arbeidsgiver vurderte oppsigelse på grunn av arbeidstakers forhold, oppsigelse på grunn av virksomhetens forhold, avskjed eller endringsoppsigelse. Arbeidstilsynet presiserer at en endringsoppsigelse er en oppsigelse av eksisterende arbeidsavtale med tilbud om ny avtale, og at de samme reglene som ved ordinær oppsigelse gjelder.
Referatet bør også vise at beslutning ikke var tatt før møtet. En mulig formulering kan være:
«Arbeidsgiver presiserte innledningsvis at det ikke var fattet endelig beslutning i saken, og at formålet med møtet var å gi arbeidstaker anledning til å uttale seg før arbeidsgiver tok stilling til den videre prosessen.»
Dette er viktig fordi arbeidsmiljøloven § 15-1 forutsetter at drøftingen skjer før arbeidsgiver fatter beslutning om oppsigelse.
Arbeidsgivers redegjørelse
Referatet bør gjengi hovedpunktene i arbeidsgivers redegjørelse. Det trenger ikke være et ordrett møtereferat, men det bør være konkret nok til at man i ettertid kan se hva arbeidsgiver faktisk la frem for arbeidstaker.
Dersom saken gjelder arbeidstakers forhold, bør referatet beskrive hvilke konkrete forhold arbeidsgiver mener kan gi grunnlag for oppsigelse. Det kan for eksempel være manglende arbeidsprestasjoner, brudd på arbeidsavtalen, samarbeidsproblemer, fravær, illojalitet eller andre forhold. Dersom arbeidsgiver viser til tidligere advarsler, tilbakemeldinger eller oppfølging, bør dette fremgå.
Dersom saken gjelder nedbemanning eller omorganisering, bør referatet beskrive virksomhetens behov, hvilke stillinger som er berørt, hvilken utvelgelseskrets som er lagt til grunn, og hvilke utvelgelseskriterier arbeidsgiver har vurdert. Dette er særlig viktig fordi arbeidsmiljøloven § 15-1 uttrykkelig sier at eventuell utvelgelse mellom flere ansatte skal drøftes.
Arbeidstakers synspunkter
Arbeidstakers synspunkter bør dokumenteres tydelig. Dette er ofte den viktigste delen av referatet.
Dersom arbeidstaker bestrider faktum, mener at arbeidsgiver bygger på feil opplysninger, viser til manglende opplæring, manglende tilrettelegging eller tidligere positive tilbakemeldinger, bør dette tas med. Det samme gjelder dersom arbeidstaker viser til personlige eller sosiale forhold som kan ha betydning for vurderingen.
Ved nedbemanning bør referatet dokumentere om arbeidstaker har innsigelser til utvelgelseskretsen, utvelgelseskriteriene, vurderingen av kvalifikasjoner, ansiennitet eller muligheten for annet passende arbeid. Etter arbeidsmiljøloven § 15-7 er en oppsigelse ved driftsinnskrenkning ikke saklig dersom arbeidsgiver har annet passende arbeid i virksomheten å tilby arbeidstaker. Bestemmelsen stiller også krav om en interesseavveining mellom virksomhetens behov og ulempene for arbeidstaker.
Et referat som bare gjengir arbeidsgivers syn, vil ofte være lite egnet til å dokumentere at det har vært reelle drøftelser. Referatet bør derfor være balansert og få frem både arbeidsgivers og arbeidstakers hovedsyn.
Dokumenter som ble gjennomgått
Referatet bør angi hvilke dokumenter som ble lagt frem eller vist til i møtet. Dette kan for eksempel være arbeidsavtale, tidligere advarsler, møtereferater, sykefraværsoppfølging, omorganiseringsplan, utvelgelsesmatrise, stillingsoversikt eller oversikt over ledige stillinger.
Dette har betydning for å dokumentere hvilket faktisk grunnlag arbeidsgiver hadde før beslutningen ble tatt. Dersom arbeidstaker får utlevert dokumenter i møtet, eller ber om innsyn i dokumenter, bør også dette fremgå.
Videre prosess
Referatet bør avsluttes med hva som skjer videre. Det kan for eksempel stå at arbeidsgiver vil vurdere arbeidstakers innspill før det tas endelig beslutning. Dersom arbeidstaker får frist til å sende inn ytterligere dokumentasjon eller skriftlige merknader, bør fristen fremgå tydelig.
Det bør også fremgå dersom arbeidstaker ønsker at egne skriftlige merknader skal legges ved referatet. Dersom arbeidstaker er uenig i referatet, bør arbeidsgiver normalt lagre arbeidstakers merknader sammen med referatet. Det bidrar til notoritet og gjør det lettere å se i ettertid hva partene var enige og uenige om.
Bør referatet signeres?
Det er ikke et uttrykkelig krav i arbeidsmiljøloven § 15-1 om at referat fra drøftelsesmøte må signeres. Likevel kan det være praktisk at referatet sendes til arbeidstaker for gjennomgang, og at arbeidstaker får mulighet til å komme med rettelser eller merknader.
Arbeidsgiver bør være forsiktig med å fremstille arbeidstakers signatur som en aksept av arbeidsgivers vurderinger. En signatur bør eventuelt bare bekrefte at referatet er mottatt eller at det gir uttrykk for det som ble diskutert, ikke at arbeidstaker er enig i en eventuell oppsigelse.
Dette skiller seg fra forhandlingsmøte etter arbeidsmiljøloven § 17-3, hvor loven uttrykkelig krever at det skal settes opp protokoll som underskrives av partene og deres rådgivere.
Vanlige feil ved referat fra drøftelsesmøte
En vanlig feil er at referatet blir for kort og bare konstaterer at drøftelsesmøte er gjennomført. Det er sjelden tilstrekkelig dersom det senere oppstår tvist. Referatet bør vise hva som faktisk ble drøftet.
En annen feil er at referatet skrives som et ensidig partsinnlegg for arbeidsgiver. Referatet bør være nøkternt og balansert. Arbeidstakers innsigelser bør ikke tones ned eller utelates.
En tredje feil er at referatet gir inntrykk av at beslutningen allerede var tatt før møtet. Det kan svekke betydningen av drøftelsen og skape tvil om arbeidstaker fikk en reell mulighet til å påvirke beslutningen.
En fjerde feil er manglende dokumentasjon av utvelgelsen ved nedbemanning. Arbeidsmiljøloven § 15-1 sier uttrykkelig at eventuell utvelgelse mellom flere ansatte skal drøftes. Referatet bør derfor vise hvilke momenter som ble diskutert, og hvilke innsigelser arbeidstaker eventuelt hadde.
Kontakt oss
Har du spørsmål om drøftelsesmøte, oppsigelse, nedbemanning eller endringsoppsigelse? Advokatfirmaet Verito AS bistår både arbeidsgivere og arbeidstakere i arbeidsrettslige saker. Ta gjerne kontakt dersom du ønsker en vurdering av din sak.
Du kan kontakte oss på telefon 24 02 21 20 eller sende en e-post til post@verito.no.
Les også
Drøftelsesmøte: alt du trenger å vite
Drøftelsesmøte arbeidsgiver: Hva må arbeidsgiver huske?
Oppsigelse uten drøftelsesmøte: Er oppsigelsen ugyldig?
Drøftelsesmøte ved nedbemanning: Rettigheter du bør kjenne til
