Å si opp en ansatt er en prosess som krever grundighet, dokumentasjon og korrekt håndtering av regelverket. Arbeidsmiljøloven stiller både krav til grunnlaget for oppsigelsen og til selve fremgangsmåten. Dersom arbeidsgiver gjør feil, kan oppsigelsen bli kjent ugyldig, og arbeidsgiver kan bli erstatningsansvarlig. I denne artikkelen går vi gjennom hvordan skrive en oppsigelse.
Hvordan skrive oppsigelse – del 1 : Før du skriver oppsigelsen
Før arbeidsgiver utformer et oppsigelsesbrev, må det vurderes om vilkårene for oppsigelse er oppfylt. En oppsigelse kan ikke besluttes uten at arbeidsgiver har et saklig grunnlag og har fulgt riktig prosess.
Hvordan skrive oppsigelse – del 2: Krav om saklig begrunnesle
En oppsigelse må være saklig begrunnet.
Det følger av arbeidsmiljøloven § 15-7 første ledd at en arbeidstaker:
“ikke sies opp uten at det er saklig begrunnet i virksomhetens, arbeidsgivers eller arbeidstakers forhold.”
Typiske eksempler på forhold ved arbeidstaker kan være manglende arbeidsprestasjoner, samarbeidsproblemer, brudd på arbeidsplikter, gjentatte ordrenektelser, ulovlig fravær eller manglende pålitelighet.
Eksempler på forhold ved arbeidsgiver kan være situasjoner der arbeidsgiver ikke lenger har behov for stillingen som følge av strategiske beslutninger, endringer i organiseringen av virksomheten eller beslutninger om å redusere bemanningen for å sikre videre drift.
Oppsigelse med grunnlag i virksomhetens forhold kan være nedbemanning, omorganisering, økonomiske utfordringer, bortfall av arbeidsoppgaver, tap av kontrakter, teknologiske endringer eller andre driftsmessige forhold som gjør det nødvendig å redusere arbeidsstyrken.
Uansett hvilke forhold som påberopes som grunnlag for oppsigelsen, må det foretas en konkret og skjønnsmessig interesseavveiing. Spørsmålet er om det etter en samlet vurdering av virksomhetens og arbeidstakers interesser fremstår som rimelig og naturlig at arbeidsforholdet avsluttes. Terskelen for å si opp en ansatt er høy, og arbeidsgiver må kunne vise til gode og saklige grunner som gjør oppsigelsen nødvendig.
Hvordan skrive oppsigelse – del 3: Drøftelsesmøte før oppsigelse
Før arbeidsgiver beslutter oppsigelse, skal arbeidstaker som hovedregel innkalles til drøftelsesmøte etter arbeidsmiljøloven § 15-1.
Formålet med drøftelsesmøtet er at arbeidstaker skal få mulighet til å uttale seg før arbeidsgiver tar endelig beslutning. Arbeidsgiver bør derfor ikke ha bestemt seg endelig før møtet er gjennomført.
Innkallingen bør sendes i rimelig tid før møtet og bør opplyse om:
- at arbeidsgiver vurderer oppsigelse,
- hva som er bakgrunnen for vurderingen,
- tidspunkt og sted for møtet,
- at arbeidstaker kan ha med tillitsvalgt, advokat eller annen rådgiver.
Manglende gjennomføring av drøftelsesmøte vil ikke i seg selv føre til at oppsigelsen er ugyldig jf. HR-2018-1189-A. Ved vurderingen av om oppsigelsen er saklig begrunnet, vil manglende drøfting imidlertid være et relevant moment. Det sentrale spørsmålet er om den manglende drøftingen kan ha hatt betydning for arbeidsgivers beslutning om oppsigelse. Arbeidsgiver har bevisbyrden for at bruddet på drøftingsplikten ikke kan ha påvirket beslutningen.
Særskilt vern mot oppsigelse
I noen situasjoner har arbeidstaker et særskilt stillingsvern etter arbeidsmiljøloven. Arbeidsgiver må derfor undersøke om arbeidstaker er vernet av slike særregler før oppsigelse gis.
Dette gjelder blant annet:
- sykdom, jf. arbeidsmiljøloven § 15-8,
- graviditet og foreldrepermisjon, jf. arbeidsmiljøloven § 15-9,
- militærtjeneste eller annen plikttjeneste, jf. arbeidsmiljøloven § 15-10.
Ved sykdom gjelder det et særskilt vern mot oppsigelse på grunn av sykefravær de første 12 månedene etter at arbeidsuførheten inntrådte, jf. arbeidsmiljøloven § 15-8 første ledd. I denne perioden skal en oppsigelse anses å ha sin grunn i sykefraværet dersom ikke noe annet gjøres overveiende sannsynlig.
Arbeidstakere som er gravide eller i foreldrepermisjon har også et sterkt vern mot oppsigelse. Etter arbeidsmiljøloven § 15-9 skal en oppsigelse som finner sted under graviditet eller permisjon som hovedregel anses begrunnet i disse forholdene dersom ikke arbeidsgiver sannsynliggjør noe annet.
Tilsvarende gjelder ved militærtjeneste eller annen plikttjeneste etter arbeidsmiljøloven § 15-10.
Dersom oppsigelsen skjer i strid med disse bestemmelsene, vil den normalt anses ugyldig. Arbeidsgiver bør derfor foreta en grundig vurdering av om arbeidstaker omfattes av et særskilt stillingsvern før oppsigelse besluttes.
Hvordan skrive oppsigelse – del 4: Krav til selve oppsigelsesbrevet
Formkravene til en oppsigelse fra arbeidsgiver er fastsatt i arbeidsmiljøloven § 15-4. Bestemmelsen stiller krav både til hvordan oppsigelsen skal gis og hvilke opplysninger den skal inneholde. Et grunnleggende krav er at oppsigelsen må være skriftlig. Muntlig oppsigelse oppfyller ikke lovens formkrav og vil derfor ikke være gyldig som oppsigelse fra arbeidsgiver.
Etter arbeidsmiljøloven § 15-4 andre ledd skal oppsigelsen enten leveres personlig til arbeidstaker eller sendes som rekommandert brev. Det er arbeidsgiver som bærer risikoen for at oppsigelsen faktisk kommer frem til arbeidstaker. Dersom leveringsmåten ikke følges, fører dette ikke nødvendigvis til at oppsigelsen blir ugyldig, men det kan få betydning for blant annet bevisvurderinger og beregningen av ulike frister.
Hva må oppsigelsen inneholde?
Et oppsigelsesbrev fra arbeidsgiver må gi arbeidstaker tydelig informasjon om oppsigelsen og hvilke rettigheter arbeidstaker har.
Oppsigelsesbrevet bør blant annet inneholde:
- navn på arbeidsgiver og arbeidstaker,
- dato for oppsigelsen,
- tydelig beskjed om at arbeidsforholdet sies opp,
- informasjon om oppsigelsestid og siste arbeidsdag,
- opplysninger om arbeidstakers rett til å kreve forhandlinger og reise søksmål,
- informasjon om fristene for å kreve forhandlinger (2 uker) og søksmål (8 uker),
- informasjon om retten til å fortsette i stillingen etter arbeidsmiljøloven § 15-11,
- informasjon om retten til å stå i stillingen mens saken behandles,
- hvem som er arbeidsgiver og rett saksøkt ved en eventuell tvist,
- informasjon om eventuell fortrinnsrett til ny ansettelse,
- opplysning om at arbeidstaker kan kreve skriftlig begrunnelse for oppsigelsen.
Det kan også være hensiktsmessig å vise til at oppsigelsen har vært behandlet i drøftelsesmøte dersom et slikt møte er gjennomført. Selve begrunnelsen for oppsigelsen trenger ikke nødvendigvis å fremgå av oppsigelsesbrevet, men arbeidstaker har rett til å kreve at arbeidsgiver gir en skriftlig begrunnelse.
Oppsigelsestid
Oppsigelsestiden følger som hovedregel av arbeidsavtalen eller tariffavtale. Den avtalte oppsigelsestiden kan likevel ikke være kortere enn minstekravene i arbeidsmiljøloven § 15-3.
Dersom annet ikke er avtalt, gjelder følgende utgangspunkt:
| Ansettelsestid | Minste oppsigelsestid |
| Under 5 år | 1 måned |
| Minst 5 år | 2 måneder |
| Minst 10 år | 3 måneder |
Dersom arbeidstaker er over en viss alder og vært ansatt i en tidsperiode på over 10 år, gjelder utvidede frister:
Over 50 år: minst 4 måneder
Over 55 år: minst 5 måneder
Over 60 år: minst 6 måneder
Oppsigelsestiden løper fra og med første dag i måneden etter at oppsigelsen ble gitt, jf. § 15-3 fjerde ledd.
Særlig om oppsigelse i prøvetid
Oppsigelse i prøvetid reguleres særskilt i arbeidsmiljøloven § 15-6.
Oppsigelse i prøvetid
Dersom arbeidstaker er ansatt med gyldig avtalt prøvetid, gjelder egne regler.
I prøvetiden kan oppsigelse begrunnes i arbeidstakers:
- tilpasning til arbeidet,
- faglige dyktighet,
- pålitelighet.
Også i prøvetiden må oppsigelsen være saklig. Arbeidsgiver bør kunne vise til konkret oppfølging, opplæring og vurderinger underveis.
Oppsigelsestiden i prøvetid kan være 14 dager fra den dagen oppsigelsen gis, dersom dette er skriftlig avtalt.
Forlengelse av prøvetid
Dersom arbeidstaker har hatt fravær i prøvetiden, kan prøvetiden forlenges tilsvarende fraværet. Forlengelsen må skje skriftlig og før prøvetiden er utløpt.
Oppsigelsestid i prøvetid Oppsigelsestiden i prøvetid kan være 14 dager, regnet fra den dagen oppsigelsen gis, dersom dette er avtalt i arbeidskontrakten, jf. § 15-3 syvende ledd.
Les også:
Arbeidskontrakter – dette bør du vite
Konsekvenser av feil
Feil i oppsigelsesprosessen kan få store konsekvenser for arbeidsgiver. Dersom oppsigelsen ikke oppfyller lovens krav, kan arbeidstaker kreve at oppsigelsen kjennes ugyldig. Arbeidstaker kan også kreve erstatning.
Typiske feil er:
- manglende drøftelsesmøte,
- manglende skriftlig oppsigelse,
- manglende informasjon om rettigheter og frister,
- uklart eller udokumentert oppsigelsesgrunnlag,
- feil oppsigelsestid,
- oppsigelse i strid med særskilt stillingsvern.
Arbeidsgiver bør derfor kvalitetssikre både grunnlaget og oppsigelsesbrevet før oppsigelsen gis.
Avsluttende råd
Å gjennomføre en oppsigelse krever mer enn et korrekt oppsigelsesbrev. Både før, under og etter oppsigelsen må arbeidsgiver følge lovens krav. Det er i mange tilfeller fornuftig å søke juridisk rådgivning for å sikre korrekt prosess og redusere risiko for tvist.
Dersom du som arbeidsgiver fortsatt er usikker på hvordan du skal utforme og levere en oppsigelse, eller hvilke regler som gjelder, kan det være klokt å innhente juridisk rådgivning. Reglene har nå vært gjeldende over lengre tid, men praktiske spørsmål og tvister oppstår fortsatt hyppig — og feil kan gi alvorlige økonomiske og rettslige konsekvenser. Våre advokater bistår både arbeidsgivere og arbeidstakere i slike saker, over hele landet.
Se artikkel Oppsigelse mal
Kontakt oss for juridisk bistand ved oppsigelse
Oppsigelser stiller strenge krav til både saklig grunn, dokumentasjon og korrekt prosess. Selv mindre formelle feil kan få store økonomiske og rettslige konsekvenser for arbeidsgiver, og føre til ugyldighet eller erstatningsansvar. En tidlig juridisk vurdering kan derfor være avgjørende for å redusere risiko og sikre en ryddig avslutning av arbeidsforholdet.
Ta kontakt med oss i Advokatfirmaet Verito AS i dag for en kostnadsfri førstegangsvurdering. Vi bistår arbeidsgivere med vurdering av saklig grunn, gjennomføring av drøftelsesmøter, utforming og kvalitetssikring av oppsigelsesbrev, beregning av oppsigelsestid, håndtering av særskilt stillingsvern, samt rådgivning ved forhandlinger, sluttavtaler og eventuelle tvister. Du kan kontakte oss per telefon på 24 02 21 20 eller per e-post på post@verito.no.
Vanlige spørsmål om oppsigelse
Kan jeg sende en oppsigelse på e-post?
Som hovedregel skal oppsigelse gis skriftlig på papir og overleveres personlig eller rekommandert. E-post kan bare aksepteres i helt spesielle tilfeller, og må vurderes konkret.
Hva skjer hvis jeg glemmer å opplyse om fortrinnsrett i oppsigelsesbrevet?
Dersom oppsigelsen ikke oppfyller formkravene i arbeidsmiljøloven § 15-4, kan den bli ugyldig, og arbeidstaker kan i verste fall kreve stillingen tilbake eller erstatning.
Kan jeg avtale kortere oppsigelsestid enn loven sier?
Nei, ikke til ugunst for arbeidstaker. Kortere oppsigelsestid kan kun avtales hvis det er til fordel for arbeidstaker og etter at oppsigelsen er gitt.
Er det andre regler hvis arbeidstakeren er i prøvetid?
Ja, oppsigelse i prøvetid krever at årsaken er tilpasning til arbeidet, faglig dyktighet eller pålitelighet, og oppsigelsestiden kan da være 14 dager, gitt at dette er avtalt skriftlig.
