Drøftelsesmøte: Arbeidsgivers huskeliste

Når arbeidsgiver vurderer å si opp en ansatt, er drøftelsesmøtet en sentral del av saksbehandlingen. Formålet er ikke å informere arbeidstaker om en beslutning som allerede er tatt, men å gi arbeidstaker en reell mulighet til å komme med sitt syn før arbeidsgiver bestemmer seg.  

Hva er et drøftelsesmøte? 

Et drøftelsesmøte er et møte mellom arbeidsgiver og arbeidstaker før en eventuell oppsigelse. I møtet skal arbeidsgiver forklare hvorfor oppsigelse vurderes, og arbeidstaker skal få anledning til å kommentere grunnlaget, korrigere eventuelle misforståelser og komme med opplysninger som kan ha betydning for vurderingen. 

Plikten til å avholde drøftelsesmøte før det fattes avgjørelse om oppsigelse fremgår av arbeidsmiljøloven § 15-1. Bestemmelsen lyder som følgende:  

“Før arbeidsgiver fatter beslutning om oppsigelse, skal spørsmålet så langt det er praktisk mulig drøftes med arbeidstaker og med arbeidstakers tillitsvalgte, med mindre arbeidstaker selv ikke ønsker det. Både grunnlaget for oppsigelsen og eventuell utvelgelse mellom flere ansatte av hvem som skal sies opp, skal drøftes.” 

Møtet skal altså være en reell drøftelse. Arbeidsgiver må møte med et åpent sinn og være villig til å vurdere det arbeidstaker har å si. Dersom beslutningen i realiteten allerede er tatt før møtet, kan det tale for at saksbehandlingen ikke har vært forsvarlig. 

Når må arbeidsgiver innkalle til drøftelsesmøte? 

Innkallingen må sendes før arbeidsgiver har bestemt seg for oppsigelse. Det er ikke tilstrekkelig å gjennomføre et møte etter at beslutningen i praksis er tatt. Arbeidstilsynet fremhever også at arbeidsgiver bør drøfte saken med arbeidstaker før beslutning om oppsigelse tas. 

Drøftelsesmøtet er særlig aktuelt ved: 

• oppsigelse på grunn av arbeidstakers forhold, for eksempel manglende arbeidsprestasjoner, samarbeidsproblemer, fravær eller brudd på arbeidsavtalen 

• oppsigelse på grunn av virksomhetens forhold, for eksempel nedbemanning, omorganisering eller bortfall av arbeidsoppgaver 

• situasjoner hvor arbeidsgiver vurderer avskjed eller andre alvorlige reaksjoner 

Selv om arbeidsgiver ikke alltid ender med å si opp arbeidstakeren, bør drøftelsesmøte gjennomføres dersom oppsigelse er et reelt alternativ. 

Les Oppsigelse uten drøftelsesmøte: Er oppsigelsen ugyldig? 

Hvor lang frist må arbeidstaker få? 

Arbeidsmiljøloven angir ingen bestemt frist for innkalling til drøftelsesmøte. Det avgjørende er at arbeidstaker får rimelig tid til å forberede seg. Det innebærer blant annet tid til å sette seg inn i hva saken gjelder, innhente relevante dokumenter og eventuelt kontakte tillitsvalgt, advokat eller annen rådgiver. 

En innkalling samme dag som møtet skal holdes vil ofte være problematisk. I rettspraksis er det lagt til grunn at svært kort varsel, kombinert med uklare opplysninger om hva møtet gjelder, kan frata arbeidstaker en reell mulighet til å forberede seg. 

Hvor lang frist som bør gis, må vurderes konkret. Dersom saken gjelder en planlagt nedbemanning, vil arbeidstaker ofte ha behov for mer tid enn i enkelte saker hvor oppsigelsen skyldes et konkret pliktbrudd. Dersom arbeidstaker ber om noe mer tid for å få med seg rådgiver, bør arbeidsgiver normalt vurdere dette seriøst. 

Bør innkallingen være skriftlig? 

Det finnes ikke et absolutt lovkrav om at innkallingen må være skriftlig. Likevel bør innkalling til drøftelsesmøte alltid gis skriftlig. Det gjør det enklere å dokumentere at arbeidstaker faktisk ble innkalt, hva arbeidstaker ble informert om, og hvilken frist som ble gitt. 

Skriftlig innkalling reduserer også risikoen for misforståelser. Arbeidstaker bør tydelig forstå at møtet gjelder en mulig oppsigelse, og ikke bare en ordinær personalsamtale eller et generelt oppfølgingsmøte. 

Hva bør innkallingen inneholde? 

En god innkalling bør være kort, tydelig og konkret. Den bør normalt inneholde: 

• At møtet er et drøftelsesmøte etter arbeidsmiljøloven § 15-1
  Arbeidstaker bør forstå at møtet gjelder en mulig oppsigelse, og at møtet holdes før arbeidsgiver tar endelig stilling. 

• Hva som er bakgrunnen for møtet
  Innkallingen bør forklare hvorfor arbeidsgiver vurderer oppsigelse. Det holder normalt ikke med en helt generell formulering om at “arbeidsforholdet skal drøftes”. Arbeidstaker bør få vite om saken gjelder for eksempel manglende prestasjoner, samarbeidsproblemer, fravær, økonomiske forhold eller nedbemanning. 

• Tid og sted for møtet
  Innkallingen bør angi dato, klokkeslett og møtested. Dersom møtet skal holdes digitalt, bør dette fremgå tydelig. 

• Hvem som deltar fra arbeidsgivers side
  Det er ofte ryddig å opplyse om hvem som møter for arbeidsgiver, særlig i større virksomheter eller i saker hvor HR, nærmeste leder eller daglig leder deltar. 

• At arbeidstaker kan ta med tillitsvalgt eller rådgiver
  Arbeidstaker bør informeres om muligheten til å ta med tillitsvalgt, advokat eller annen rådgiver. Arbeidsmiljøloven § 15-1 nevner uttrykkelig arbeidstakers tillitsvalgte, og Altinn beskriver arbeidsgivers plikt til å drøfte med arbeidstaker og tillitsvalgte før beslutning tas, med mindre arbeidstaker ikke ønsker dette. 

• Eventuell dokumentasjon
  Dersom arbeidsgiver vil bygge på konkrete dokumenter, advarsler, rapporter, evalueringer eller tallgrunnlag, bør arbeidstaker få tilstrekkelig informasjon til å kunne kommentere dette i møtet. 

Hvor konkret må arbeidsgiver være? 

Innkallingen bør være konkret nok til at arbeidstaker kan forberede seg. Dersom arbeidsgiver vurderer oppsigelse på grunn av manglende arbeidsprestasjoner, bør innkallingen for eksempel vise til at temaet er arbeidsprestasjoner, oppfølging, forventninger og mulig oppsigelse. Dersom oppsigelse vurderes på grunn av nedbemanning, bør innkallingen vise til virksomhetens situasjon, behovet for nedbemanning og at arbeidstakers stilling kan bli berørt. 

Det betyr ikke at arbeidsgiver må skrive en full juridisk redegjørelse allerede i innkallingen. Poenget er at arbeidstaker må forstå hva saken gjelder, og få en reell mulighet til å forberede seg. 

Les Drøftelsesmøte ved nedbemanning: Rettigheter du bør kjenne til 

Hva må drøftes i møtet? 

Hva som må drøftes, avhenger av hvorfor oppsigelse vurderes. 

Ved oppsigelse begrunnet i arbeidstakers forhold, bør arbeidsgiver drøfte de konkrete forholdene som påberopes. Dette kan for eksempel være manglende prestasjoner, fravær, samarbeidsproblemer eller brudd på instrukser. Arbeidsgiver bør også vurdere om det finnes mindre inngripende alternativer enn oppsigelse, for eksempel videre oppfølging, opplæring, tilrettelegging eller endrede arbeidsoppgaver. 

Ved oppsigelse begrunnet i virksomhetens forhold, for eksempel nedbemanning, må arbeidsgiver ikke bare drøfte behovet for nedbemanning. Arbeidsgiver må også drøfte eventuell utvelgelse mellom flere ansatte.  

I nedbemanningssaker bør arbeidsgiver derfor være forberedt på å drøfte blant annet: 

• hvorfor virksomheten mener nedbemanning er nødvendig 

• hvilken utvalgskrets som er brukt 

• hvilke utvelgelseskriterier som er lagt til grunn 

• hvordan kriteriene er anvendt på den aktuelle arbeidstakeren 

• om det finnes annet passende arbeid i virksomheten 

• om det foreligger sosiale eller personlige forhold som bør få betydning 

Forarbeidene til endringen i § 15-1 understreker at drøfting av utvelgelsen skal bidra til at saken blir best mulig opplyst før beslutning om oppsigelse fattes. 

Eksempel: drøftelsesmøte ved nedbemanning 

Et praktisk eksempel er en virksomhet som vurderer nedbemanning på grunn av redusert oppdragsmengde eller behov for kostnadskutt. Før arbeidsgiver eventuelt sier opp en ansatt, må arbeidsgiver innkalle til drøftelsesmøte. 

I møtet bør arbeidsgiver forklare hvorfor nedbemanning vurderes nødvendig, hvilke deler av virksomheten som berøres, og hvordan arbeidsgiver har vurdert behovet for å redusere bemanningen. Dersom flere ansatte er vurdert opp mot hverandre, bør arbeidsgiver også redegjøre for utvalgskretsen og hvilke utvelgelseskriterier som er brukt. 

Arbeidstaker må få mulighet til å kommentere både grunnlaget for nedbemanningen og den konkrete utvelgelsen. Det kan for eksempel være relevant å gi opplysninger om kompetanse, ansiennitet, arbeidsoppgaver, sosiale forhold eller muligheten for annet passende arbeid i virksomheten. 

Først etter at arbeidstakers synspunkter er hørt og vurdert, kan arbeidsgiver ta endelig stilling til om oppsigelse skal gis. Drøftelsesmøtet skal derfor ikke være en ren formalitet, men en reell mulighet for arbeidstaker til å påvirke arbeidsgivers beslutningsgrunnlag. 

Husk referat og dokumentasjon 

Arbeidsgiver bør dokumentere både innkallingen, gjennomføringen av møtet og vurderingene som gjøres etterpå. Det bør normalt skrives referat fra drøftelsesmøtet. Referatet bør vise hvem som deltok, hva som ble tatt opp, hvilke synspunkter arbeidstaker kom med, og hvilke eventuelle dokumenter som ble gjennomgått. 

God dokumentasjon er viktig dersom oppsigelsen senere blir bestridt. Arbeidsgiver må kunne vise at prosessen var forsvarlig, at beslutningen ikke var tatt på forhånd, og at arbeidstakers innspill faktisk ble vurdert. 

Hva skjer hvis arbeidsgiver gjør feil? 

Brudd på drøftelsesplikten fører ikke automatisk til at en oppsigelse er ugyldig. Det kan likevel bli et viktig moment i vurderingen av om oppsigelsen er saklig begrunnet. En oppsigelse må være saklig begrunnet i virksomhetens, arbeidsgivers eller arbeidstakers forhold etter arbeidsmiljøloven § 15-7. 

Høyesterett har lagt vekt på manglende drøftelser i vurderingen av oppsigelsessaker. I HR-2018-1189-A ble manglende drøftelser etter § 15-1 omtalt som en saksbehandlingsfeil av betydning for den videre vurderingen. 

Det sentrale spørsmålet vil ofte være om manglende eller mangelfull drøftelse kan ha hatt betydning for arbeidsgivers beslutning. Dersom arbeidstaker ikke fikk mulighet til å korrigere faktiske feil, opplyse saken eller kommentere utvelgelsen, kan det svekke arbeidsgivers sak. 

Kort oppsummert: Dette bør arbeidsgiver huske 

Arbeidsgiver bør sørge for at: 

• innkallingen sendes før beslutning om oppsigelse er tatt 

• arbeidstaker får rimelig tid til å forberede seg 

• innkallingen er skriftlig 

• innkallingen tydelig angir at møtet gjelder mulig oppsigelse 

• bakgrunnen for oppsigelsesvurderingen beskrives konkret nok 

• arbeidstaker informeres om retten til å ta med tillitsvalgt eller rådgiver 

• arbeidsgiver møter med et reelt ønske om å høre arbeidstakers syn 

• møtet dokumenteres gjennom referat 

 

En ryddig innkalling og et reelt drøftelsesmøte kan være avgjørende for om oppsigelsesprosessen fremstår saklig og forsvarlig. For arbeidsgiver handler dette ikke bare om å oppfylle et formelt krav, men om å sikre at beslutningen bygger på riktig og tilstrekkelig grunnlag. 

Vanlige spørsmål om innkalling til drøftelsesmøte